「弁当注文.com」を導入する前は、どのようなことでお困りでしたか？

導入前は、約30拠点にて紙の注文表を使った運用を行っており、各拠点での取りまとめやFAX送信の作業に毎日20〜30分かかっていました。記入ミスやFAXの送信忘れも多く、ヒューマンエラーが絶えませんでした。

また、労務部では各拠点から送られてくる注文データを1つのエクセルに集約し、給与控除データを作成する必要がありました。作業は毎月半日から1日に及び、控除漏れや転記ミスのリスク、照合作業の負担も大きな課題となっていました。

「弁当注文.com」の導入を決めたポイントは？

導入の決め手となったのは、スマートフォン対応と、拠点や業者の変更、人事異動などに自社で柔軟に対応できるメンテナンスのしやすさでした。以前はPC前提のシステムしか選択肢がなく、社内運用に合わず見送っていましたが、スマートフォンが全社員に配備されたことを機に、改めてシステム導入を検討しました。

他社製品も比較検討しましたが、「弁当注文.com」は出張先からでも注文可能な柔軟性があり、費用対効果の面でも優れていたため採用を決定しました。

導入にあたり苦労されたことはございますか？

事業所ごとに運用ルールや弁当業者が異なっていたため、それらを一つのシステム上に統一・設定するには、現場との細かなすり合わせが必要でした。調整を重ねることで、実運用に合った形に整えることができました。

また、導入は全社一斉ではなく、出張の少ない拠点から段階的に進め、現場での運用フィット感を確認してから全社展開としたことで、社内からの反対意見は特にありませんでした。

導入前には各拠点向けに説明会を実施し、操作マニュアルを作成の上、配布。操作性が直感的でわかりやすく、年齢やITスキルに関係なく、多くの社員が問題なく利用を開始できました。

「弁当注文.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

導入後は、各拠点での注文集計やFAX送信が完全に不要となり、日次業務の作業時間はゼロになりました。

労務部では、月次の給与控除データ作成が従来の半日〜1日から5〜10分程度へと短縮し、ミスや照合作業の手間が大幅に削減されました。これまで発生していた転記ミスや控除漏れもほぼ解消され、データの整合性が向上しています。

この取り組みは社外でも高く評価され、中部電力グループかいぜんコンテストでは特別賞を受賞することができました。

また、スマートフォンから出張先や出勤前でも簡単に注文できる利便性や、注文履歴の確認機能も従業員に好評で、業務効率と満足度の両面で大きな成果を実感しています。