「弁当注文.com」を導入する前は、どのようなことでお困りでしたか？

敷地内の4拠点で同じお弁当業者さんを利用していましたが、すべての運用が手作業でした。各拠点の担当者が毎朝、誰が何を頼むかをエクセルに手入力して集計し、業者さんのサイトから注文を行っていました。
そのため、毎朝9時過ぎにその作業に追われ、急な変更やキャンセルの対応でミスも発生しやすい状態でした。

さらに大変だったのは現金の管理です。各拠点に10〜20人ほどいるため、毎月10万円近くの大金を担当者が手作業で取りまとめて業者さんに手渡していました。

こうした業務の属人化や、現場の担当者に大きな負担がかかっている現状は、人事部門としても以前から問題視しており、早期の改善が必要だと考えていました。そこで、担当者の負担を根本から解消し、全社的な業務効率化を推進するため、本格的なシステム検討へと舵を切りました。

「弁当注文.com」を導入するにあたり、他社製品とどのような点を比較しましたか？

いくつかの他社サービスとも比較・検討を行いましたが、その中で「弁当注文.com」を選んだ一番の決め手は、パソコンだけでなく各自のスマートフォンから直接注文ができる点でした。

また、同じ会社であっても「本館」や「新館」といった敷地内にある複数の拠点を、それぞれ分けて登録・管理できる仕様も、私たちの体制に最適でした。そして何より、締め時間になればシステムが自動で注文を集計し、お弁当業者さんへメールやFAXで送ってくれる機能が非常に魅力的でした。

導入にあたり苦労されたことはございますか？

システムを導入すること自体に苦労した点は特になく、社内からも「弁当注文の管理を引き継いでくれるなら非常に助かる！」と大歓迎の声ばかりでした。強いて言えば、最初は「全員が注文を忘れずにお弁当を受け取ってくれるか」という点が少し不安だったくらいです。

スマートフォンから各自で注文できるようになり、急な体調不良で休むときも、自宅から自分のスマホを使ってキャンセルできるようになりました。今までは部署の誰かに電話をして「エクセルを修正してキャンセルしておいて」と頼まなければならなかったので、各自で完結できるのはすごく便利です。

お弁当業者さんとの調整では、注文書の送付先としてメールアドレスを複数登録したいなどのご要望をいただいたのですが、弊社側で十分に対応できる範囲のものばかりでした。システムが非常にシンプルなので説明も簡単に済み、全員がすぐに慣れてスムーズに運用できています。

「弁当注文.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

これまでお弁当の注文や集計、現金の回収に追われていた担当者の業務は、格段に減るどころか、ほぼ「ゼロ」になりました。事前に各拠点の担当者へ説明会を行いましたが、特別な手伝いをお願いする必要がないほどスムーズに運用できています。

良い効果として、導入前に1日50食程度だった注文数が、今では60食ほどに増えました。以前の運用では、締め切り時間や全体の集計作業の手間を考えると、どうしても突発的な追加注文がしづらい面がありました。システム化によって「1食からでも各自で自由に頼める」ようになったことで、雨の日などその日の天候や気分に合わせて気軽に注文する人が増え、利用への心理的ハードルが下がったことを実感しています。