「弁当注文.com」を導入する前は、どのようなことでお困りでしたか？

特に困っていたのは、当日の急な欠勤や予定変更に伴うキャンセル対応です。変更の連絡がすべて総務の担当者に集中し、そこからさらにお弁当屋さんへ電話連絡をしていたため、どうしてもタイムラグが発生していました。

電話を受けてからExcelのデータを修正し、お弁当屋さんに対応可能か確認するだけで、1人あたり10分ほどかかります。これが毎日何人も重なると、お弁当の対応だけで1日1時間は費やしていた計算になります。

ルールを厳格化しようとしても、社員から「今日なんとかしてほしい」と頼まれると断りづらく、Excelと電話でのアナログな管理は限界を迎えていました。さらに月末には、社員ごとの注文数を目視と手作業で集計していたため、計算ミスの不安や確認作業に膨大な時間が取られ、大きな負担となっていました。

「弁当注文.com」の導入を決めたポイントは？

当初は、社内で既に利用していたグループウェアにお弁当注文の機能を載せられないかなど、既存ツールの活用を検討していました。しかし、最終的に「弁当注文.com」の選定に至ったのは、当社の複雑な集計運用にマッチする利便性の高さがあったからです。

当社は1日から月末までの期間ではなく、「15日締め」で給与計算を行っており、お弁当代は給与から控除する仕組みをとっています。
「弁当注文.com」は集計期間を区切るだけで、会社負担分と本人負担分をスムーズに切り分けて集計可能なため、経理部門と総務部門で求める集計方法が異なっていても、柔軟に対応できる点が非常に魅力的でした。

また、これまで担当者が毎日1枚ずつFAXしていた発注作業を、指定の時間に自動で送信してくれる機能もあり、マンパワーの削減に対する費用対効果が非常に高いと判断してスムーズに社内承認が得られました。

導入にあたり苦労されたことはございますか？

導入にあたって苦労したことは、特段思い当たりません。サポート担当の方に初期設定から非常に丁寧に対応していただけたこともあり、社内で大きな混乱が起きることもなく、きわめてスムーズに運用を開始できました。

システム自体の操作性が非常にシンプルで分かりやすいため、社員から使い方が分からないといった不満が出ることもありませんでした。何か質問を受けたとしても、管理側ですぐ答えてあげられるような親切な設計だと思います。導入してから4年弱が経ちますが、この間にお弁当の価格改定やメニューの追加、部門の変化など、様々なイレギュラーが発生しました。その際も、サポートへ問い合わせすればすぐに解決方法を教えていただけましたので、運用の定着についても全く違和感なく、スムーズに進めることができました。

実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

担当者の受発注業務や経費計上、給与控除のための資料出しが劇的にスムーズになりました。社員側にとっても、1ヶ月分の注文をまとめて登録しておけるため、毎日の注文の手間が省けているようです。

また、システムで締切時間が明確に線引きされたことによって、業務の心理的ストレスがなくなったのも大きなメリットです。人の手で管理していた頃は、「もうお弁当屋さんは出発しているけれど、なんとか頼めないか」といった無理な調整が発生し、心苦しさを感じることがありました。
システム化によって「人間関係による無理なお願い」や「担当者が休みでメールの確認漏れが起きる」といったヒューマンエラーが一掃されました。

さらに現在は、各部署ごとに費用を計上する「部門別集計」が必要になったのですが、データがCSVで抽出・加工できるため、変化する経理側のニーズにも助かっています。