「弁当注文.com」導入する前は、どのようなことでお困りでしたか？

コロナ禍を機に、従業員食堂での食事提供を終了し、外部のお弁当注文へ切り替えました。その際、注文の取りまとめから集計、変更対応までをすべてエクセルで管理していましたが、これが非常に煩雑でした。「注文変更のたびに電話で連絡」「集計表の表計算が合わない問題」「締切後の修正依頼」など、日々の業務にかなりの時間と労力がかかっており、月次集計だけで4〜5時間を要することもありました。

「弁当注文.com」の導入を決めたポイントは？

他社のシステムも検討しましたが、当ホテルのような「24時間体制・2拠点運用・複数のお弁当会社対応・昼夕別メニュー・締切時間管理」といった運用要件をすべて満たせるサービスは見つかりませんでした。

その点、「お弁当注文.com」はホテル業務にフィットする柔軟性があり、問い合わせに対しても迅速かつ丁寧に対応していただけたのが印象的でした。導入前の打ち合わせを、同じ内容で担当者ごとに実施してもらえるなど、運用現場に寄り添ったサポート体制も決め手でした。

導入にあたり苦労されたことはありますか？

従業員は20代の若手から、定年再雇用の70歳近いスタッフまで幅広く、ITに不慣れな方も少なくありませんでした。そのため社内で3回に分けて操作説明会を実施し、苦手意識のあるスタッフには複数回参加してもらうなど、不安を解消できるよう工夫しました。

また、社内システムで操作説明を配信してマニュアル代わりに使えるようにしました。システム自体が直感的でシンプルなつくりだったこともあり、「実際に使ってみたらわかる」といった実践重視の導入方法が功を奏したと思います。

自己責任で注文するというあたりまえのことも、システムを導入することで従業員に意識付けできたこともよかったです。

導⼊後、どのような変化や効果がありましたか？

30分〜1時間かかっていた毎日の注文集計作業が、導入後はわずか2〜5分で終わるようになりました。月末の集計作業も、4〜5時間かかっていたものが15分未満に短縮され、業務効率が大きく向上しました。

お弁当の注文締切も、従来は前々日の17時でしたが、システムでお弁当会社が直接確認できるようになったため、前日12時締切へ変更でき、締切後の変更対応もなくなりました。

また、以前はメニュー数を2種類に絞っていましたが、現在は昼食・夕食ともに3種類ずつの計6種類を提供できるようになり、従業員からも「選べるのが嬉しい」「便利で助かる」といった声が多く寄せられています。