「弁当注文.com」を導入する前は、どのようなことでお困りでしたか？

日勤と夜勤の1日2回、紙の注文票とExcelを使った手作業での管理を行っており、注文を各現場監督者が取りまとめていました。

日中の業務中に注文の問い合わせが入ることも多く、記入ミスや人違いによる混乱、月末の集計ミスが頻発。1日あたり30分、月末には最大2時間の作業負担が発生していました。

また、Excelファイルを複数人で開くと読み取り専用になり業務が止まる、停電時はFAX送信ができない、エラー通知が届くとPCを持ち出して対応するといった状況もあり、担当者はPCを手放せない状態で精神的にも負担がありました。

「弁当注文.com」の導入するにあたり、他社製品とどのような点を比較しましたか？

ExcelやRPAを活用した自社内運用も試みましたが、発注簿が同時編集によって読み取り専用となってしまう問題や、システム停止・停電時の対応といった運用面に限界がありました。

また、他社サービスは初期費用が非現実的だったため、資料のわかりやすさと、関連会社からの紹介経由での信頼感もあり「弁当注文.com」を選択しました。

導入にあたり工夫されたことはございますか？

スマートフォンからも注文可能ですが、現場が山間部にあり電波が不安定なため、家で注文を忘れた場合に備えて共用PCを設置しました。

スマホ操作が不慣れな方向けに、ブックマーク作成や画面投影での説明会を複数回実施し、操作習得を丁寧にサポートしました。

「弁当注文.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

注文・集計・給与天引き・業者支払いまでを一括で管理・自動化されたことで、1日30分、月末2時間の業務がほぼゼロになりました。

これにより、現場の担当者は注文作業に一切関与せずに本来の業務へ集中できるように。
経理業務もRPAと連携することで明細作成や給与連携がわずか5〜10分で完了。日常業務と月末処理の両面で大幅な効率化を実現できました。

何よりも、大きなコストをかけずにここまで業務改善できたことが最大の成果だと感じています。