「弁当注文.com」を導入する前は、どのようなことでお困りでしたか？

以前は自社開発の弁当注文システムを使用していましたが、保守運用の継続が難しくなり、管理体制に不安が生じていました。属人化によるリスクが顕在化し、代替としてエクセルでの対応も試みましたが、同時利用が難しく実用性に課題がありました。

また、注文メニューの運用も制限があり、日替わり弁当に加え、麺やどんぶりは注文できる曜日が決まっていたうえ早い者勝ちの方式だったため、従業員が希望のメニューを選べないことも多く、不満の声が出ていました。

さらに、総務担当者が毎日FAXで業者へ注文書を送信し、弁当業者が手書きで内容を転記するという運用で、記入ミスや見間違いのリスクも高く、非効率な状態でした。

「弁当注文.com」の導入するにあたり、他社製品とどのような点を比較しましたか？

本社の情報システム部門から「弁当注文.com」を紹介され、他社との比較検討は行わず即決で導入を決定しました。もともと紙運用ではなくシステム運用であったため、「弁当注文.com」への移行に際して現場での混乱はありませんでした。

導入にあたり苦労されたことはございますか？

大きな苦労はありませんでした。初期設定時にログイン情報や社員番号の扱いなどで若干の戸惑いはありましたが、問い合わせにも迅速に対応してもらえたため、運用開始までの障害は最小限に留まりました。社内にはマニュアルを配布し、イントラネット上に手順や締切時間を掲載することで、説明会も不要でした。

「弁当注文.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

まず、FAXでの発注が不要になり、弁当業者がシステム上でリアルタイムに注文内容を確認できるようになりました。その結果、手書きによる転記作業もなくなり、見間違いや記入ミスのリスクも解消されました。

従業員はパソコンだけでなくスマートフォンからも注文・キャンセルが可能となり、出張や外出先からでも対応できるようになったことで、利便性が大幅に向上しています。
また、毎朝行っていた「注文忘れ」確認の電話も大幅に減少し、業務負荷が軽減されました。

さらに、日替わり、麺、どんぶりの3種から毎日選べるようになり、従業員から「選べてうれしい」という声も多く届いています。

月末の締め作業に関しても、事業所内で完結可能となり、本社とのやり取りが不要に。作業の効率が大きく向上しました。