「弁当注文.com」を導入する前は、どのようなことでお困りでしたか？

以前は従業員名が書かれた紙の一覧表を用意して、要・不要を各自に丸バツで記入してもらい、その紙をもとにExcelの集計表へ手入力して注文を出していました。
そのため毎朝の集計や発注作業だけでも10分ほどかかっていましたし、記入漏れがあると確認で現場まで行く必要があり、連絡がつかないとかなりのロスタイムが発生する状況でした。

また、請求書の金額や内容に間違いがないかを照合したり、月々の集計を行って社内に共有するのにも手間がかかっていましたね。

さらに、朝一番の注文締め切り時間に合わせて集計作業を最優先で進める必要があり、他の本来進めたい業務を後回しにせざるを得ない点も業務上の負担となっていました。

「弁当注文.com」を選定した理由をお聞かせください。

当社の他工場で先行して「弁当注文.com」が導入されており、「そちらでしっかり運用できているならこちらの拠点でも問題なく使えるだろう」という安心感があったからです。

お弁当注文のWeb化にあたり、一から他のシステムと比較検討するよりも、すでに社内で実績のある仕組みを取り入れるのが確実だと考えました。マスタデータの作成や設定の流れも既存のノウハウをそのまま活用できたため、準備の手間を大幅に省けましたね。

社内実績があったおかげで工場長などの責任者にも説明がしやすく、導入決定までとてもスムーズに進められました。

導入にあたり苦労されたことはございますか？

先行して進めていた工場側で、こちらの拠点分のマスタ登録や、使い方をまとめたパワーポイントのマニュアルまで用意してくれていました。そのため、当拠点向けにデータを一部修正したりマニュアルを調整したりする程度で済み、実際の立ち上げは非常にスムーズに進みました。

従業員への周知や操作面についても、各自のスマートフォンから簡単に注文できる仕組みということもあり、現場からの質問や戸惑いの声もほとんどなく、特に苦労することなく運用に乗せることができました。

「弁当注文.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

実際の導入後の感想として、一言で言うと「本当に楽になった」というのが一番実感しているところですね。

日々の発注業務はシステムからデータを抽出して注文するだけになり、今では1〜2分程度で完了するようになりました。これまでは手作業で行って送っていた月次の集計業務も、関係者がシステム上で直接データを確認できるようになったため、集計作業そのものが不要になりました。

また、注文漏れがあっても「締め切り時間を過ぎた注文は受け付けない」というルールをシステム化に合わせて徹底できたことで、現場への個別確認の手間もゼロになり、業務時間の大幅な削減につながっています。