「弁当注文.com」を導入する前は、どのようなことでお困りでしたか？

以前は食堂での喫食とお弁当の注文に紙の食券を使用しており、管理側では、毎月大量の食券を台紙に貼って請求書と照合する作業が非常に煩雑でした。
枚数が合わないと支払い処理が滞るため大きな負担で、食券の紛失や磁気カードの不良対応、広大な工場内で従業員がわざわざ1箇所の売り場まで食券を買いに行く手間も課題でした。

さらに当時の運用では、社内システムで集計した注文データを協力会社が紙に印刷し、給食会社へ毎日FAX送信するアナログな対応が発生していました。
加えて、そのシステムは自社のインフラに依存していたため、計画停電の際にはインターネットが繋がらず利用できなくなる問題もありました。その都度、従業員へ「この期間は停電するので、いつまでに入力を終えてください」と事前に案内を出す必要があり、そうした突発的な対応の手間もありました。

「弁当注文.com」を導入するにあたり、他社製品とどのような点を比較しましたか？

他社製品と比較する中で一番の決め手となったのは、注文者である従業員側の使いやすさでした。スマートフォンの画面が見やすく、直感的に注文完了までたどり着ける操作性を重視しており、社内のシステム検討メンバーに意見を聞いた際にも「弁当注文.comの方が画面が見やすく、使いやすい」と好評でした。

また、コスト面での仕様も大きなポイントでした。当社は部署異動や人員の増減が多いため、登録アカウント数ベースの課金システムだと管理負担が増えてしまいます。その点、「弁当注文.com」は実際の注文数に応じた従量課金制だったため、人員の変動に左右されず、無駄のない柔軟な運用ができる点が当社の実態に合致していました。
管理者側としても、自動で集計ができる点やFAX送信の手間が省ける点など、運用イメージが明確に湧いたことが選定の理由です。

導入にあたり苦労されたことはございますか？

導入に大きな苦労はありませんでしたが、一番工夫したのは食堂の運用切り替えです。以前は食券と引き換えに食事を提供しており、システム化以降も窓口でわざわざスマホ画面を提示させるのは手間だと考えました。そこで、締め切り時点のデータを一度印刷して窓口に配備し、調理スタッフ側でスムーズに照合できる、現場に配慮した運用ラインを構築しました。

また、社内には年齢層が高く、操作に少し抵抗があり未利用の従業員もいたため、キッチンカーの出店イベントを、システムを使うきっかけとして連動させました。弁当注文.comはメニューや金額の設定が柔軟にできるので、お弁当とは別にキッチンカーのメニューを登録し、集計から給与引き落としの連携までスムーズに対応できました。
やはり一度使えば簡単だと実感してもらえるので、こうしたイベントをきっかけにして、利用を促す機会を設ける工夫をしました。

「弁当注文.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

一番大きな効果は、管理業務の大幅な効率化です。以前は食券の回収や照合、付随する事務作業に毎月5時間ほどかかっていましたが、導入後は大幅に削減され「1時間以内」に収まるようになりました。自動集計されたデータを、そのまま請求処理へ回せるため、数字が合わずに頭を悩ませるストレスからも解放されました。

従業員側にとっても、わざわざ食券を買いに行く手間がなくなりましたし、紙の食券のように「作業着と一緒に洗濯してしまった」「無くしてしまった」というトラブルも一掃されました。

さらに、以前の社内システムのように計画停電の影響を気にする必要がなくなったため、その都度従業員に出していた事前の案内や、協力会社が毎日注文数を紙に出して給食会社へFAX送信していた手間のすべてがなくなったことも、導入後の大きなメリットだと感じています。